You've successfully subscribed to Üretken Akademi
Great! Next, complete checkout for full access to Üretken Akademi
Welcome back! You've successfully signed in.
Success! Your account is fully activated, you now have access to all content.
Success! Your billing info is updated.
Billing info update failed.

Etkili Bir Toplantı Yönetimi İçin İpuçları

Üretken Akademi

Toplantıların, ekip motivasyonunuzu ve genel performansınızı derinden etkilediği bilindiği halde çoğu insan tarafından toplantılar vakit kaybı olarak görülür. Toplantı yapmak, yaptığınız işi daha ileriye götürebilmek için bir adımıdır.

Bilim kurgu dünyasında ve insan gerçekliği dünyasında gerçekleşen toplantılar vardır; insan gerçekliği dünyasında insanlar, yüz yüze toplantılarla bir araya geliyorlar. Bilim kurgu dünyasında ise toplantılar; telefonlar, teleprinterler, Xerox fotokopi makineleri, teyp kaydediciler, televizyon monitörleri veya bilgi devriminin diğer teknolojik araçları ile gerçekleştiriliyor.

Şimdi sizlere, bir toplantıyı etkili ve verimli yürütebilmeniz için 8 kritik ipucundan bahsedeceğiz.

1.Önceden Bir Toplantı Gündemi Hazırlayın

Gündem, muhtemelen bir toplantının en gözden kaçan ve en önemli parçasıdır.

Bir toplantının amacını bilmediğinizde, konu dışına çıkıldığında toplantıyı verimli bir şekilde gerçekleştirmek zorlaşabilir.

En etkili gündemlerin birkaç konusu vardır ve her gündem maddesi için gerçekçi bir süre belirlenir.

Mümkün olduğunca diğer katılımcılarla gündem üzerinde işbirliği yapın: onlardan fikir isteyin. Hazırlandıktan sonra gündemi önceden paylaşın ve toplantının başında gündem maddelerini açıkça gözden geçirin.

Herkese hazırlıklı olma ve toplantı sırasında daha odaklanma ve ilgili olma şansı verecektir.

Sizin  toplantı gündeminiz aşağıdakilerini içermelidir:

  • Toplantı zamanı (başlangıç ​​ve bitiş zamanı)
  • Katılımcılar
  • Toplantının amacı

2.Toplantı Sahibini Belirleyin

Bir toplantı sahibi belirlemelisiniz.

Bu kişi "ekip lideri" değil, çoğu zaman toplantıyı hazırlayan kişidir.  Toplantı sahibi, süreç boyunca gündemden ve zamanlamadan sorumlu olmalı, ancak her şeyi halletmek zorunda da olmamalı.

Haftalık ekip toplantılarında, herkesin toplantı hazırlığını ve dolayısıyla sonuçları iyileştirmeye aktif bir şekilde katılabilmesi ve öğrenebilmesi için toplantı sahibini değiştirmek iyi bir uygulamadır.

3.Toplantı Çalışma Oturumlarıdır, Raporlama Değil

Raporlama, bilgi paylaşımı toplantıdan önce yapılmalıdır ki herkes bu konu üzerinde düşünebilsin, çözüm ve soru getirebilsin.

Bir dahaki sefere bir toplantı planlamak istediğinizde kendinize şunu sorun:

  • Bilgi paylaşmam gerekiyor mu yoksa belirli bir öğe üzerinde ortak çalışma oturumuna mı ihtiyacım var?
  • Bu öğe Slack, e-postalar veya başka bir eş zamansız yolla çözülebilir mi?

Bu, daha az ve daha verimli toplantılarla zamandan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır.

4.Katılımcı Sayısını Azaltın

Ne kadar az, o kadar iyi. Ekibin tamamını davet etmek yerine yalnızca gündem maddeleriyle ilgili olan kişileri davet edin.

Bu tartışmanın sürüklenmesini önleyecektir. Aynı zamanda, karar verme süreciniz daha odaklı ve alakalı olacaktır.

5.Daima Zamanında Olun

Toplantı için belirlediğiniz zamana bağlı kalmak, herkesin ilgili konulara odaklanmasına yardımcı olacaktır.

Zamanında olmak için birkaç ipucu:

  • Zamanlanmış çerçeveli bir gündem hazırlayın
  • Başlangıçta ekip üyelerinize bu konuda açık olun.
  • Kullanacağınız teknolojik aletleri önceden belirleyin.
  • Önce önemli konularla başlayın.

6.Sorumluluk Yaratın

Ekip toplantılarınızdan verim elde etmek istiyorsanız herkes için sorumluluklar belirleyin.

Toplantı tutanaklarını, toplantıdan sonra her katılımcıyla paylaşın. Bunun en iyi yolu,toplantı notlarınızı kolayca erişilebildiğiniz çevrimiçi bir yerde saklamak. Böylece herkes onlara kolayca ulaşabilir ve görevlerini takip edebilir.

7.Doğru Ortamı Kurun

Toplantılara, Zoom gibi bir video görüşmesi konferans aracı kullanarak herkes masasından uzaktan katılabilir. Böylece, iletişim için aynı ortamı kullanan herkesle daha dengeli bir katılım elde edebilirsiniz.

Yüz yüze görüşmelerde, dizüstü bilgisayarlar ve telefonlar gerekli olmadıkça (örneğin toplantı notlarını alan için) yanınızda bulunmamalıdır.

8.İyileştirmek İçin Geri Bildirim Alın

Ekip toplantılarınız hakkında duygularını öğrenmek ve onların girdilerini almak için diğer katılımcılarla görüşün.

Onlara doğrudan şu gibi sorular sorabilirsiniz:

  • Katılan doğru ekip üyeleri var mıydı?
  • Toplantının amacı, gündem maddeleri ve sonuçları açık ve değer katıyor muydu?
  • Toplantının zamanını, uzunluğunu, sıklığını ayarlamalı mıyız?

Ekip geri bildirimlerinize dayanarak, önceki noktaların üzerinden geçebilir ve bunları vakanız için nasıl daha da kullanışlı hale getirebileceğinizi görebilirsiniz.


Toplantı YönetimiÜretken Akademi