You've successfully subscribed to Üretken Akademi
Great! Next, complete checkout for full access to Üretken Akademi
Welcome back! You've successfully signed in.
Success! Your account is fully activated, you now have access to all content.
Success! Your billing info is updated.
Billing info update failed.

Hem Bireyler Hem Ekipler İçin Zaman Yönetimi

Üretken Akademi

Hedefleriniz ve hayalleriniz için yeterli zamanınız olduğunu düşünüyor musunuz?

Gallup tarafından yapılan ankete göre Amerika'da bireylerin % 41'i istediklerini yapmak için yeterli zamanları olmadığını düşünüyor ve aynı orana sahip bireyler, bu konuda oldukça endişeli. Sizce bu anket ülkemizde yapılsaydı, % kaç oranında olurdu?

Zaman yönetimi yalnız bireysel olarak değil, ekip çalışmalarında da büyük bir sorun haline geliyor. Slack.com sitesinden alınan bilgiye göre; global danışmanlık firması olan McKinsey, çalışanların zaman yönetimi becerilerini bileme konusunda kuruluşların nasıl daha fazla rol oynamaya başladıklarını belirtiyor: “Zaman yönetimi, şirketlerin üzerinde hiçbir kontrole sahip olmadığı bir kişisel verimlilik sorunu değildir; giderek artan bir şekilde, kök nedenleri kurumsal yapılara ve kültürlere derinlemesine gömülü olan bir örgütsel sorun haline geldi. Ve liderler, ekipteki üyelerin zamanı ne kadar iyi yönettikleri konusunda gerçekten önemli bir etkiye sahip. Ekibinizi zaman yönetimi stratejileri konusunda eğiterek, iletişim teknikleri geliştirerek ve onları güçlü yönlerine hitap eden işlere dahil ederek, çalışanların potansiyelinden daha iyi faydalanabilirler. "

Bu yazıyı 3 başlıkta inceleyelim:

1. Zaman yönetimi hangi konularda bize fayda sağlar?

2. Zamanı nasıl yönetebiliriz?

3. Zaman yönetimi sonucunda neler olacak?

1.Zaman Yönetimi Hangi Konularda Bize Fayda Sağlar?

Zaman yönetimi becerisini kazanmak sizi daha akıllıca, daha verimli ve daha hızlı çalışmanıza yardımcı olacaktır. Yararlı stratejilerle iş yükünü görmeye, önemli görevlere odaklanarak dikkat dağılımını önlemeye ve gereksiz görevlerden kaçınmanızı sağlar. Zamanın iyi ayarlanmamasından dolayı bireyler strese, bunalıma, gerginliğe, önemli bilgileri unutmaya, görevleri kaçırma korkusuna, kulak misafiri veya yanlış okuma gibi durumlara maruz kalır.

Bu nedenle, ekiplerde iyi bir zaman yönetimi, ekip dinamiklerini önemli ölçüde iyileştirebilir ve günlük olarak karşılaştıkları iş stresinin bir kısmını hafifletebilir.

2.Zamanı Nasıl Yönetebiliriz?

  • Yapılacaklar Listesi Çıkartın: Bunlar günlük, haftalık, aylık ve yıllık olabilir. Her göreve tahmini bir zaman verin.
  • Bu Listeyi Önceliklendirin: Tüm görevler eşit derece önemli ve acil değildir. Bu görevleri sınıflandırırken Eisenhower matrisini kullanabilirsiniz. Bu yöntem sayesinde zaman kazanabilir ve enerjinizi kontrol edebilirsiniz. Peki  Eisenhower Matrisi nedir?

ABD eski başkanı Dwight D. Eisenhower'ın geliştirdiği bu matris, bir koordinat sistemini 4 çeyreğe bölerek, yapılması gereken işleri acil-acil değil ve önemli-önemli değil şeklinde kategorize ederek, bir öncelik sırası belirlememiz yardımcı oluyor.

1.Acil – Önemli: Öncelik sıramızın en başına gelmesi gereken işlerdir. Bu işleri hemen yapmalıyız.

2.Acil Değil – Önemli: Geleceğinizde gerçek fark yaratan uzun vadeli planlarınızın olduğu, gerçekten kendi isteklerinizle belirlediğiniz bölge.

3.Önemli Değil -Acil: Genelde gelen e-mailler, çalan telefonlar, iş yerinde başkalarının kendileri için sizden istedikleri vs. buna girer. Eğer yapabiliyorsanız bu işleri başkasına devredin.

4.Önemli Değil-Acil Değil: Yapsanız iyi olur ama yapmasanız da hayatınızda çok şey fark ettirmeyecek işler. Daha önemli işlere vakit ayırmak istiyorsanız, bu tür işleri direkt elimine de edebilirsiniz.

Bu size neyi ne zaman yapacağınız hakkında büyük bir kolaylık sağlayacaktır. Tüm ekip üyelerinin matrisin oluşturulmasına katılabileceği bir beyin fırtınası toplantısı yaparak kendi takımınızın matrisini, göreceli bir kolaylıkla formüle edebilirsiniz. Herkesin takip edebileceği, önceliklendirme planına sahip olduğundan emin olmak ekip liderinin sorumluluğudur ve bu süreçte bireysel ekip üyelerinin doğru yolda kalmasını sağlar.

  • İletişim kanalları kurun.

Ekibin uyumlu ve bilgili olmasını sağlamak sadece zaman yönetimini iyileştirmez. Çalışanlar zamanlarının üçte ikisinden fazlasını birbirleriyle bağlantı kurmak, iş birliği yapmak ve etkili iletişim kurmak için harcıyor. Bu durum çalışma zamanlarının yaklaşık % 15'ini etkisiz iletişimde kaybetmesine yol açıyor. Ekipte herkesin net bir iş tanımına sahip olması ve beklentilerini belirtmesi, görevlerini nasıl yerine getirecekleri konusunda söz sahibi olması, ne yapılması gerektiğini bilmesi sonucunda kendi süreçlerini oluşturup birbirlerini izleyebileceği ve iş birliği yapabilecekleri bir kanal belirlenmelidir.  Bunun için bir sizlere birkaç uygulama önereceğim: Zoom, Skype, Google Meet, Trello, Google e- tablolar vb . Bu uygulamaların ortak yanı herkesin kolaylıkla katılabildiği, işin hangi aşamasında olduğunu görebildiği, hızlı iletişim kurabilmeyi, fikir tartışabilmeyi sağlayarak zamanı etkili kullanmayı ve gereksiz görevlerden kurtulmanızı sağlar.

  • Oluşturulan düzenin geliştirilmesine ve esnekliğine izin verin.

Ekipler, işlerini koordine etme yöntemlerini sürekli olarak geliştirerek ve birlikte hareket etmeleri için güçlendirilirse verimlilik artışı gözlenir. Herkesin farklı yöntemleri olabilir ve buna saygı durulmalıdır. Toplantı yapılarak ekip üyeleriyle fikir alışverişinde bulunmalı ve gelişim sağlanmalıdır.

  • Oluşabilecek sorunlar için kurallar getirin.

Ekipler arasında görev farklılığı olduğundan dolayı sorun yaratabilecek konulara kurallar getirin. Örneğin birinin rahatsız edilmemesi gereken zamanda iletişim kanalında durumunu belirtmesi, odağının dağılmasını engellemiş olur. Başka bir örnek olarak, 24 saat içinde bir konunun ele alınması gerekiyorsa, bir e-posta gönderebilir, İki saat içinde ilgilenmeniz gereken bir şey olursa, bir sohbet mesajı gönderilebilir. Sorun acilse ve bekleyemiyorsanız, bir kısa mesaj gönderin veya arayın, şeklinde kurallar koyulabilir. Bu şekilde, her bildirimin, alıcının onu şimdi ele alıp almayacağını veya bekleyip bekleyemeyeceğini bilmesini sağlayan belirlenmiş bir zaman çerçevesi oluşturun.

3.Zaman Yönetimi Sonucunda Neler Olacak?

Ekip zaman yönetimi, esas olarak daha büyük hedeflere öncelik vermenin, net bir şekilde iletişim kurmanın ve aşırı karmaşık sistemlerin neden olduğu iş akışında boşluklardan kaçınmanın yollarını bulmaya odaklanır. Ekiplerin zaman yönetimini iyileştirmek için iş birliği yapmasını sağlamanın yolu, bu hayati becerileri öğrenmelerine yardımcı olmaktır. Yolun her adımında onları sürece dahil etmek, tanıtmayı planladığınız yeni tekniklere ve araçlara daha açık hale gelmelerine yardımcı olacaktır. Ayrıca ekipler işin parçası olduğunu hissedecek ve büyük resmi görebildiği için motivasyonu yüksek olacaktır.

  • Ekip üyeleriniz hedefler konusunda nettir, bu nedenle son dakika düzenleme çılgınlıklarına maruz kalmazsınız.
  • Daha az stresle kolay başa çıkarsınız.
  • Bir işe odaklanmışken sizi kimse bölemez.
  • Son dakika toplantıları artık yoktur. Her şey plan dahilide gerçekleşir.
  • Uzun ve can sıkıcı işlerden rahatça kurtulabilirsiniz.
  • Şeffaflık sayesinde kendinizi daha rahat hissedersiniz.
Üretken AkademiZaman YönetimiEkip KurmaAkıllı Şehirler